Artikel

Hindari 5 Masalah Yang Dapat Ditimbulkan Vendor IT Eksternal Ini!

Begitu menjamurnya sistem atau aplikasi yang dipergunakan dalam perusahaan mulai dari absensi, purchasing, database pelanggan dan lain sebagainya, seringnya memerlukan jasa IT tersendiri untuk membangun aplikasi pengembangan teknologi yang kita terapkan pada perusahaan kita. Dengan kehadiran vendor IT, sangat diharapkan dapat mendukung roda bisnis perusahaan berputar secara efektif dan efisien. Namun tak jarang, kita juga harus berhadapan dengan masalah-masalah yang ditimbulkan oleh vendor IT, yang sebetulnya bisa kita hindari jika sudah mengetahui risikonya sejak awal.

Kenali 5 faktor yang akan berdampak pada efisiensi kerja perusahaan ketika berkolaborasi dengan vendor IT eksternal berikut ini.

1) Pengembangan Aplikasi Oleh Beberapa Vendor Aplikasi Berbeda

Ini bisa terjadi karena banyak hal, entah disengaja oleh perusahaan sebagai taktik untuk menghemat cost, sebagai ‘inisiatif’ vendor IT agar pekerjaan lebih cepat selesai (baik diketahui maupun tidak diketahui oleh pihak perusahaan), atau memang muncul dari kebutuhan expertise yang berbeda sesuai tujuan aplikasi dibuat. Risikonya, sangat besar kemungkinan ketiadaan integrasi antar aplikasi. Baru akan terasa akibatnya jika dibutuhkan audit atau akses ke data tertentu yang datanya tersebar di beberapa database berbeda.

2) Proses Berita Acara Serah Terima (BAST) Tidak Memadai

Pada penghujung proyek, pasti terdapat proses berita acara serah terima (BAST) yang dilakukan vendor. Acapkali terjadi, proses serah terima dokumentasi aplikasi tidak lengkap dan tidak rapi sesuai harapan pelanggan. Tentu hal ini menyusahkan pengguna jasa untuk maintain aplikasi ke depannya, apalagi jika perjanjian kerja sudah berakhir. Belum lagi jika proses dokumentasi proyek sebelumnya ternyata tidak dijalankan (berlanjut ke poin berikutnya).

3) Dokumentasi Proyek Sebelumnya Belum Terintegrasi

Ketika melakukan pengembangan aplikasi, seringkali vendor IT hanya mengerjakan bagiannya saja tanpa mendokumentasikan proyek sebelumnya ke dalam aplikasi yang baru. Walau akhirnya dirapikan divisi IT internal maupun dibiarkan begitu saja, tetap akan mengakibatkan kerugian waktu pada operasional perusahaan. Baik membuat dokumentasi secara keseluruhan maupun mencari data manual, akan memakan man hour yang banyak – sangat tidak efisien.

4) Pergantian PIC (Person In Charge) Vendor Dengan Orang Baru

Baik ini PIC dari perusahaan maupun PIC dari vendor eksternal itu sendiri, jika tidak ada proses hand-over maka akan menyulitkan pihak perusahaan. Seringnya ini diakibatkan oleh vendor yang kurang terbuka mengenai pekerjaannya pada BAST (lihat poin 2). Seharusnya vendor IT bersedia berbagi contoh mengenai kebijakan dan proses dokumentasi, serta memberikan penjelasan mengenai bagaimana replikasi pada beberapa area lingkungan sistem IT kepada perusahaan terlebih dahulu, namun tidak semuanya memiliki prosedur setransparan ini.

5) Tidak Menghapus Username Vendor Dari Aplikasi Setelah Kontrak Berakhir

Mungkin terasa remeh, namun diam-diam risikonya cukup tinggi karena dapat mengakibatkan kebocoran data ke pihak vendor eksternal. Walaupun hubungan baik dengan vendor eksternal terjaga hingga perjanjian kerja berakhir, kita tidak tahu bagaimana database milik perusahaan mungkin dapat disalahgunakan oleh pemegang akses dari pihak vendor IT eksternal. Berjaga-jaga lebih baik daripada tidak melakukan apa-apa.

Jasa vendor IT eksternal yang handal pastinya harus mempunyai keahlian yang tidak hanya sekedar pada pemeliharaan sistem operasi serta manajemen ketersediaan.tapi juga transparansi dalam bekerja. Jika Anda sudah terlanjur terjebak dalam masalah-masalah di atas, atau akhirnya memutuskan untuk mengelola sendiri aplikasi database milik perusahaan Anda, Anda dapat mencoba solusi teknologi rekomendasi kami di sini.


Sumber : Asaba Computer Centre, 2018
Share this Post