Artikel

Mengurus Form Persetujuan Jadi Lebih Mudah dengan Approval Manager

Di dalam perusahaan atau sebuah kantor tentunya memiliki macam-macam jenis urusan mengenai formulir ataupun surat persetujuan. Beragam formulir tersebut ditujukan kepada atasan untuk dimintai persetujuan agar bisa terlaksana, misalnya saja untuk surat cuti, izin, melakukan perjalanan atau kegiatan dinas, dan sebagainya.

Akan tetapi, bagaimana jika Anda sebagai atasan terlalu sibuk atau tidak sempat masuk kantor dikarenakan ada urusan tertentu? Tidak mungkin juga kalau Anda tiba-tiba meninggalkan urusan tersebut dan kembali ke kantor untuk sekedar menandatangani atau menyetujui segala formulir. Inilah kegunaan penting dari fitur Approval Manager di dalam yang ada di Microsoft Office 365.

Apa Itu Approval Manager?

Sebenarnya, Approval Management System atau AMS sendiri merupakan fitur penting di Office 365 yang ditujukan untuk mempermudah urusan pekerjaan perkantoran terutama dalam hal surat menyurat seperti dokumen atau formulir penting. Anda tak harus datang langsung ke kantor dan membubuhkan tanda tangan, tapi cukup menggunakan smartphone atau gadget yang lainnya saja. Approval Manager mampu menerima segala bentuk formulir yang nantinya bisa disetujui melalui online. Sistem approve digital ini tentu saja sangat berguna dan memudahkan, tak hanya bagi Anda sebagai atasan tetapi juga karyawan lainnya. Dengan begitu, meskipun tidak sempat hadir, tetapi pekerjaan lain di kantor masih bisa berjalan dengan baik.

Bagaimana Cara Kerjanya?

Mungkin kalau baru pertama kali menggunakannya, kebanyakan orang akan sedikit bingung. Namun, sebenarnya cara kerja dari fitur Approval Manager sangatlah mudah diaplikasikan. Karyawan harus memiliki akun pada Approval Manager agar bisa mengirimkan file dokumen formulir pengajuan. Ketika sebuah surat ataupun formulir yang membutuhkan persetujuan dibuat maka karyawan dapat memilih jenis form tertentu. Selain itu, mereka juga mampu memantau serta mengetahui statusnya, apakah sudah di acc ataukah belum. Untuk Anda sendiri dimana sebagai approver atau atasan yang memberikan persetujuan maka hanya butuh satu kali klik saja untuk menerima ataukah malah menolak izin tersebut. Kemudahan lainnya ada pada sistem akses yang simpel dan mudah dimana Anda bisa langsung menghubungkan setiap aktivitas dalam Approval Manager ke email.

Apa Saja Fitur di Approval Manager?

Seperti aplikasi lain yang ada di Microsoft Office 365, Approval Management System juga dilengkapi berbagai macam fitur menarik yang pastinya semakin memudahkan para penggunanya. Beberapa fitur tersebut antara lain sebagai berikut:

  1. Adanya desain template yang bisa digunakan untuk membuat formulir pengajuan yang jumlahnya sangat banyak sekali.
  2. Pada bagian kolom formulirnya juga dilengkapi dengan berbagai macam kustom mulai dari teks hingga angka.
  3. Disediakan kolom persetujuan sampai enam orang.
  4. Karena dihubungkan dengan email, maka akan ada notifikasi atau pemberitahuan jika formulir tersebut diterima atau bahkan ditolak.
  5. Formulir tersebut bisa dicetak atau diperbanyak sesuai kebutuhan.

Aplikasi Approval Manager ini sangat membantu sekali dalam menangani pekerjaan kantor atau perusahaan yang menumpuk. Sebagai pengusaha cerdas, Anda tak perlu lagi bersusah payah dibingungkan dengan banyaknya lembaran kertas yang harus dibaca satu persatu lalu ditandatangani. Cukup perintahkan karyawan untuk mengirim formulir izin ataupun persetujuan saja melalui akun Approval Manager, setelah itu Anda mampu menyetujuinya secara online, kapan dan di mana saja. Dapatkan berbagai kemudahan dari Microsoft Office 365 di sini!


Sumber : Microsoft, 2017
Share this Post